e-CODEX Genel Kurul Toplantı Raporu

e-CODEX  projesi kapsamında gerçekleştirilmesi hedeflenen çalışmaların ve genel gidişatın değerlendirilmesinin yapılacağı Genel Kurul Toplantısı  26-27Ocak  2015 tarihlerinde Çek Cumhuriyeti’nin Prag şehrinde  yapılmıştır. Toplantıya e-CODEX Projesinin diğer üye ülke temsilcileri ile ülkemizi temsilen Adalet Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığından iki uzman katılmışlardır.

e-CODEX Projesi Online Veri Değişimi ile e-Adalet İletişiminin İngilizcesi olan e-JusticeCommunicationvia Online Data Exchange isminin baş harflerinden türetilmiştir.  Projenin amacı sınır ötesi vatandaşların ve iş dünyasının gerçek anlamıyla AB’nin birlikte çalışabilirliğine hizmet etmek ve adalet kurumları arasında elektronik ortamda iletişimi kurmayı sağlamayı amaçlamıştır. Ayrıca mevcut ulusal yargı ağlarının birlikte çalışmasını temin etmek için bir üst sistem oluşturulması planlanmıştır.  Böylece nihai olarak tüm projeye üye ülkelerin adalet sistemlerini daha etkin ve verimli bir hale getirilmesi, modernleştirilmesi, işbirliğinin arttırılması, sınır ötesi cezai, medeni ve ticari konularda işlemlerin daha kolay yapılır hale getirilmesi için yapılan çalışmaları ortak bir platformda buluşturmak hedeflenmiştir. Böylece tüm AB üyesi ve katılımcı ülkelerin vatandaşları için daha güvenliği ve elektronik çevre temin etmek de bir başka amaç olarak belirlenmiştir.

Toplantı Çek Cumhuriyet Adalet Bakanlığı binasında başladı. Toplantının ilk gününde  ev sahibi Çek Cumhuriyeti Adalet Bakanlığı Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı (Head of the International Affairs Section) tarafından açılış konuşması yapıldı.  Proje koordinatörü (Almanya) 1.5 günlük toplantı ajandasını sundu. Çek Cumhuriyeti Adalet Bakanlığı Uluslararası İlişkiler Birimi Başkanı sunumunda Proje süresinin 65 aya uzatılmasından ve bu süre kapsamında yapılması planlanan faaliyetlerden bahsetti.

Toplantı aşağıda detaylandırılacağı üzere, bahsedilen konulara giriş yapıldı. Bu sunuş konuşmasından sonra tüm çalışma paketlerinin mevcut durumları ve sonraki adımlarını gösteren sunumlara geçildi.

WorkPackage 1 (WP1) (Çalışma Paketi 1) sunumunda Proje Koordinatörü tarafından (Almanya) açılış sunumu yapıldı. Sunumda 15 aylık resmi uzatma talebinin Avrupa Komisyonuna resmi olarak sunulduğu, yeni teknik çalışma eki uygulanabilir halde olduğu, başlangıçtaki bütçe prosesini değiştiğini, Avrupa Komisyonundan resmi onayın beklenildiğini belirtmiştir.

Dış ilişkiler de birlikte çalışma konusunda e-SENS le DOMİBUS’unusecaselerin kullanılabileceği,DOMİBUS’laentegrasyon yapılarak Avrupa Komisyonunun platformunun kullanılması, CEF DSI e kimlik çalışması, e imza ve e ileti konusunda çalışma yapılması, sınırlar arası nafaka yükümlülüğünün 2009 Avrupa Nafaka Düzenlemesi ve 2007 Lahey Çocuk Destek Toplantısı’na göre iyileştirilmesi konusunda bilgi verildi.

Bütçe konusunda WP4 bütçesinde azalma, diğer direkt maliyetlerde revizyon ve adam aylarda azalma düzenlenmiştir. Pilot yapan ülkelerin WP liderlerinin ve bazı ülkelerin ve onların altyüklenicilerinin bütçeleri artırılmıştır. Ayrıca yapılan yönetimsel işlemler anlatılarak geçmiş yılların özeti yapılarak  hangi noktaya gelindiği ile ilgili detaylı bilgi verilmiştir.

WP1 olarak gelecek üç ay içinde yapılması planlanan çalışmalar şu şekilde özetlenmiştir.

· 2014 yıllık raporunun tamamlanması

· Avrupa Komisyonun uzatma için bilgilendirme konusunun  beklenmesi

· Reviewmeeting (Gözden Geçirme toplantısı)hazırlığı

· Yıl 3 ün Avrupa komisyonu tarafından kapanışı

· Yıl 4 ön ödemeleri

· Yıl 4 raporunun hazırlanması ve kapanışı

· Bütçe değişikliklerinin hazırlanması

Karar Alınacak Konular

· Finlandiya, İsveç ve Hırvatistan’ın projeye dahil edilip edilmeyeceği,

· Yeni teknik çalışma

· iSupport’la Ön anlaşma

· iletişim ve tanıtım konuları

· CeBiT

· ICT üyeliği

· 2016 kapanış konferansı

WorkPackage 2 (WP2, Çalışma Paketi 2) sunumunda 2014 yılında bir önceki yıl stratejisinin devam ettiğini, iç iletişimin ve teknik çalışma paketlerinin artırıldığını, kaynakların öncelikle pilot yapan ülkelere tahsis edildiğini, bilgi toplamak için oluşturulan özel çerçeve şu an ki aktivitelere destek niteliğinde olduğunu, bu noktada potansiyel riskin hedef kitleye ulaşamayan pilot yapmamış ülkelerle ilgili olduğunu, şablonun güncelleştirilmiş sosyal medya stratejisi ile kullanılabilir hale geleceğini ifade etmiştir.Ayrıca bu çalışma paketinde ulusal ve proje üyesi ülkeler arasındaki ilişkiler geliştirilerek güçlendirildiğini, tanıtım materyallerinin hazırlanması konusunda ise el kitabının güncellendiğini EuropenPaymentOrder’ın farklı dillere çevrildiğini, pilotlar ve çalışma paketleri broşürlerinin yenilendiğini, toplantı, telekonferansa katılımın ülkeler arası çalışmada işleri daha anlaşılır hale getireceği için önem arzettiğini belirtmiştir. Bu çalışma paketinin 2015 stratejisi olarak ise şu konuların belirlendiğini ifade etmiştir; ‘’Hiç pilot yapmayan ülkelerin projeye entegrasyonunun sağlanması için yeni yolların tanımlanması, ve bu ülkeler için bir çalışma planının hazırlanması, gelecek için sürdürülebilir çevre koşullarının oluşturulması’’.  Ayrıca proje üyesi ülkelerin arasındaki ortak çalışma, iletişimin artırılması, deneyimlerin paylaşılması e-CODEX projesinin diğer Avrupa Birliği e-Adalet alanındaki işbirliği ile entegrasyon sağlanması,- e-SENS,CEF, EC ile ortak aktiviteler ve pilot yapmayan ülkelerin projeye katılımının artırılması konusuna da değinilmiştir. Projenin 65 aya uzatılması aşamasında yapılacak işler aşağıda belirtilmiştir.

Projede karşılaşılacak riskler ise şöyle sıralanmıştır;

Risk 1 Messages about concrete achievements

• Common phone calls

• Reminders

Risk 2 Not reaching National Legal Communities 

• Coordination of marketing activities

•  -support for action offered by WP2

• -Monitoring, stakeholder frameworks

Risk 3 Not reaching end users

• -Continuing cooperation WP3 and elaboration of end user guides

• - Create adequate messages, use of existing communication channels

Risk 4 Difficulties in reaching particular stakeholder groups via social media

• Open social media to everybody based on a commonly agreed coordination mechanisms

Risk 5 Lack of Sustainability

• Follow recent European strategies (i.e. CEF, e-Justice Action Plan)

• Prepare content in underlying sustainability from a technical perspective

Risk description

Status*

Mitigation measures

Genel kurulda bahsedilen diğer konular;

· Pilot tanıtımıyla alakalı sosyal medya stratejileri güncellendi. İç iletişimde en iyi tanıtım için pilotu desteklemek. Ortaklar ile birlikte pilot tanıtımını en iyi şekilde gerçekleştirilmesi.

· Teknik çalışma paketlerinden veri toplanırken bütün ilgili dokümanlar göz önünde bulundurulması.

· Teknik çalışma gruplarına teknik açıdan destek olmak yada gerektiğinde bu birime yeni insan kaynağının eklenmesi çalışmalarıdır.

Yeni Adımlar ise şöyle planlanmıştır;

· Pilot yapan ve yapmayan ülkelere destek ve işbirliğinin WP2 olarak sürdürülmesi

· Rollerin ve sorumlulukların gelecek periyot için net bir şekilde belirlenmesi,

· WP2 olarak iki toplantı yapılması

· WP2 grupları arasında bir işbirliği grubunun dizayn edilmesi

· Giriş sayfasının update edilmesi

· CeBiT 2015 le amaç ve stratejileri içeren bağlantı kurulması

· Komisyonla ocak ayı içinde Avrupa e-adalet portalı, CEF ve e-SENS konularında toplantı yapılması

· El kitabı yayınlanması

· Materyallerin update edilmesi

·  Pilot yapan ülkelerin 2015’te ki pilot başarılarının paylaşımı konusunda WP3’le yakın iletişimin devam ettirilmesi

WorkPackage 4 (WP4, Çalışma Paketi 4)sunumunda 2014 yılında yapılan çalışmalara genel olarak değinmiş, Deliverable D4.8 ve D4.9 la ilgili çok az geri dönüş aldıklarını ama bunlarında pozitif yönde olduğunu, ARHS ile işbirliğinin çok verimli olduğunu, kütüphane kullanımında birkaç sorunla karşılaşıldığı ancak hızlıca giderildiğini, pilotlardan kaynaklanan ve karşılaşılan tüm sorunları düzeltmek için hazır olduklarını ifade etmiştir.

Deliverables D4.8 ve D4.9 Avrupa Komisyonu tarafından onaylandığını D4.10’a henüz başlanmadığını, D4.6 final dokümanları için çalışmalara başlandığını ifade etmiştir.

e-CODEX güvenli kütüphane uygulaması çalışmalarının devam ettirileceği ifade edilmiştir.

Proje uzatma aşamasında deliverable (teslim edilebilir, rapor) planlarından bahsedilerek D4.10 modül gelişimi, D4.5 Pilot çıktılarının tanımlanması, D4.6 Final dokümanları, D4.11 final raporu deliverable’ larının planlamaları açıklanmıştır.

Kaynak problemleri, WP4 ve ARHS için  anlık yapılan geliştirmelerin çatışması, güvenli kütüphane yazılımın tamamlanmasındaki gecikmeler yüzünden 2.0 aka final versiyonu bağlayıcısına entegrasyonunun gecikmesi, kütüphanenin beklenmeyen büyük çalışmaya ihtiyaç duyması, kütüphane ve gelecekteki versiyonu olan DSS arasında uyumsuzluk olması ve bunların çözüm önerileri paylaşılmıştır.

Önümüzdeki süreçte atılacak adımlar ise şöyle sıralanmıştır;

· Pilot yapan ülkelere destek olunması

· Karşılaşılan sorunların çözümü

· Gerektiğinde kütüphanenin upgrade(iyileştirilmesi)edilmesi

· Kütüphane upgrade edilirse D4.9 versiyonunun D4.10 versiyonuna update(güncellenmesi) edilmesi

·  FAL II  ve FAL III destek verilip verilmeyeceği net olarak belli olmadığı

·  Final dokümanının ve pilot çıktılarının ortaya koyulması

görüşülmüştür

WorkPackage 5 (WP5, Çalışma Paketi 5) sunumunda; 2014 yılında yapılan çalışmalar özetlenmiş, deliverable olarak e-Adalet için e-Odeme şablonu tamamlanmış D5.10 için blok yapısı ve modüller geliştirilmiş, doküman hazırlama desteği verilmiştir. Proje uzatma sürecinde hangi deliverable  yapılacağını belirtmişler; D5.10 modül ve blok geliştirilmesi, D5.11 WP5 konseptinin yürütülmesi, D5.12 yazılım kodlarının geliştirilmesi, D5.6 pilot çıktılarının tanımlanması, D5.7 final dokümanlarının hazırlanması, D5.13 final raporunun hazırlanması konusunda çalışmalar yapılacağı ifade edilmiştir.

Önümüzdeki süreçte atılacak adımlar ile ilgili olarak ise ;

· Aktivitelere katılım

· Almanyanın  halihazırda başlamış olduğu Avrupa Komisyonuna test ve pilotlarda destek verilmesi

· Pilot yapan ülkelere destek verilmesi

· Gelecekteki potansiyel kullanıcılar için kullanılabilirliği geliştirmek

Work Package6 (WP6, Çalışma paketi 6) sunumunda;  2014 yılında yapılan çalışmalar özetlenmiş, deliverable D6.9 tamamlanmış, D6.10 blok yapısı ve modüller update edilmesi tamamlanmış,  D6.6 pilot çıktıları tanımlanması ve  D6.7 final dokümanlarının standartlaştırılması çalışması henüz başlamamıştır. Devam edilecek aktiviteler şöyle sıralanmıştır; yönetim modeli, metodoloji, ürünler (data sözlüğü, kutu şema, uzun dönem strateji). Proje uzatma sürecinde yapılacak çalışmalar şöyle sıralanmıştır;

· Deliverable D6.11

· Deliverable D6.6

· Deliverable D6.7

·Deliverable D6.12

Çalışma grubunda karşılaşılan sorunlar ifade edilerek haritalamanın çok zaman aldığı pilot yapan ülkelerle çalışarak bunun çözülebileceği,şemaların testinin önceden yapılamaması ise koordinasyonla çözülebileceğini belirtmişlerdir.

Önümüzdeki süreçte atılacak adımlar ise şöyle planlanmıştır.

· Şema çalışmasının zamanı talebe göre belirleneceğinden şu an belli olmadığı

·  Şemaların update edilmesi

 

WorkPackage 7 (WP7, Çalışma paketi 7) kapsamında LSSG sunumu yapılmıştır. Sunumda doküman güvenliği ve geçerliliği anlaşması (circle of trust) ile ilgili şunlar ifade edilmiştir;

· Avrupalı vatndaşlar için Avrupa e-adalet sistemine tek noktadan erişim sağlanacağı

· E-adalet sistemine güvenli bağlantı

· Elektronik dökümanlar güven anlaşması gereği imzalanır ve eşit işakışı şartları taşıdığı ortaya konur

· Güven paylaşımının teknik mimarisi ve geçerlilik politikası e-adalet portalda eşleşme öncelikle bir testten geçirilerek güven anlaşmasının gerekliliklerini taşıdığı halde kullanılır

e-Adalet portalıpdf formatında hazırlanmış ve veri bankası merkezli kullanıcının girdileriyle doldurulur. Daha sonra kullanıcı e-adalet portalında elektronik imzalama bölümüne geçer. Kullanıcının iki seçeneği vardır bu bölümde. Ya e-adalet portalından bir java yardımıyla yada bu yardım olmadan da pdf belgesini imzalayabilir. E-adalet portalı geçerliliği kontrol eder.

Diğer adımlar ise şöyledir;

· IT güven anlaşmasının şartlarının şemasını hazırlayacak ve e-adalet portalının mimarisi de COM tarafından tanınmış olmalı,

·  İyileştirme; MS COM tarafından COT’unimzaladağıyada e-adalet portalının sunduğu belgeleri tanıyacak mı?

· Komisyon PDF ve XML formatında ili seçeneği olan belgelerin üzerine imza koymayı planlamaktadır.

· Kesin koşullar altında mesajın teslimi bloke edilip edilmeyeceği görüşülmüştür.

Adalet Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı | 2014