CEZA MAHKEMELERİ İÇİN İŞLETİME GEÇİŞ ÖNCESİ YAPILMASI GEREKEN HAZIRLIKLAR  

1-Adliyedeki ceza mahkemeleri türleri ve kaçar adet olduğu ve uzmanlık alanları belirlenmelidir. Tüm mahkemelerin uzman tanımlamaları ve tüm personelin yetki ve tanımlamaları yapılmalıdır.

2-Mahkemelerin,Esas,karar,iddianamedeğerlendirme,değişik talimat,temyiz,muhabere,gözetim/inceleme rapor noları v.b. gibi numaralarının set edilerek güncellenmeli    

CEZA MAHKEMELERİ YAYGINLAŞTIRMAYA ESAS DOSYA TÜRLERİ

-Dosya Hazırlık İşlemleri ( duruşma günü verme , tensip ,müzekkere işlemleri )
-İddianamenin değerlendirilmesi işlemi ( iade kabul ve itiraz işlemleri )
- Tebligat İşlemleri
- İcra Ceza Dosya Kayıt İşlemleri
- İcra Ceza İnfaz İşlemleri
- Avukat kaydı İşlemleri ( Vekaletnameli- Vekaletnamesiz)
- Yargıtay'dan bozularak/onanarak gelen dava dosyası
- Duruşma İşlemleri
- Tutuklama – Yakalama İşlemleri
- Bilirkişi – Keşif İşlemleri
- Karar İşlemleri – Sanık Bazında Nihai Karar İşlemleri
- Tefrik İşlemleri
- Kesinleştirme İşlemleri
- İnfaz İşlemleri
- Görevsizlik Yetkisizlik Birleştirme Karar İşlemleri ve Dosyanın Gönderilmesi
- Sorgu ve tutuklamaya sevk dosyası
- Derdest dosya kaydı ve Sistem Dışı dosya kaydı İşlemleri
- Yargıtay İşlemleri
- Tecili bozulan (dava tecil-ceza tecil) dosyası
- Reddi Hakim dosyası
- Birleştirme ile gelen dosya
- Ek Karar- Tali Karar İşlemleri
- Değişik İş Dosya İşlemleri
-Talimat İşlemleri

CUMHURİYET BAŞSAVCILIĞI İÇİN İŞLETİME GEÇİŞ ÖNCESİ YAPILMASI GEREKEN HAZIRLIKLAR

1- Cumhuriyet Başsavcılığının personel ve birimleri, hangi kullanıcıların hangi rollere atanması gerektiği tespit edilerek gerekli tanımlamalar ve yetkilendirmeler yapılmalıdır.  

2- Personelin donanımsal olarak eksiklikleri var mı belirlenmeli.Domain, Java gibi eksiklikler var mı tespit edilmeli.

3-Savcılık işleyişi UYAP' a uygun mu tespit edilmeli. Numara sistemlerinde UYAP' ın yapısına aykırı bir durum var mı tespit edilmeli. Bu tespitler sonrasında ilerleyen dönemlerde çıkacak sorunlar var mı belirlenmeli. Bunun sonrasında en az zahiyatla nasıl sorun giderilir belirlenip çözüme gidilmeli.  

4- Kullanıcılara her fırsatta durumun öneminin belirtilmesi gerekiyor. Girdikleri her verinin sağlam olması gerektiği, çıkan sorunun geçici olarak çözümünün kendileri tarafından yapılmasının uygun olmadığı, mutlaka Bilgi İşlemle veya uzman kişilerle bağlantıya geçmelerinin öneminin belirtilmesi, o anı kurtarmak için yapılan bir yanlışın ilerde sorunlara yol açacağını ve UYAP' ın asıl amacına ulaşamayacağının özellikle belirtilmesi gerekiyor.(Şu anda sistem sorunlarından çok kullanıcıların yapmış oldukları hatalar bizi zorluyor.)  

5- Savcılık birimleri incelenmeli. UYAP açısından açılması gereken yeni birimler açılmalı, kapatılması gereken birimler aşamalı olarak kapatılmalıdır. Adliyelerdeki değişik uygulamalara son verilerek standart uygulamaya geçilmelidir. Bu kapsamda orta ölçekli il adliyelerinde CBS otomatik tevziye geçmeli, tek ilamat defteri tutulmalıdır.  

6- Cumhuriyet Başsavcılığında çalışan bütün personelin ortak olarak alması gereken eğitimler bulunmaktadır. Bunlar; Soruşturma kaydı açmak, soruşturma kaydı içerisine taraf suç eklemek, dava açma, takipsizlik , ifade alma, tutuklama işlemleri vb.  

7- Cumhuriyet Başsavcılığındaki UYAP üzerinden numara alacak numaralar, birimlerden alınan son numaralarla karşılaştırılarak set edilmelidir. Numaralar set edildikten sonra sistemde kaçak olmaması için ve daha sonra sorun çıkmaması için sistem dışı işlemlere izin verilmemelidir. Çünkü sistem dışı işlemler tekrar numaraların set edilmesini gerektirecektir.  

8- Sistemde oluşacak hatalar veya personel tarafından yapılan hatalar çok ivedi bir şeklide düzeltilmeli çünkü bu hatalar kullanıcıların motivasyonunun bozucu nitelikte olmaktadır. Önem düzeyine göre düzeltme veya işlemi geri alma yetkisi kullanıcılara veya amirlerine verilmelidir.  

9- Savcılığa gelen dosyalar öninceleme savcısı tarafından incelenmeli ve dosyadaki tarafları, rolleri ve suçları tespit edilmelidir.  

10- Tüm hazırlık evraklarının kaydının, ifade, tutuklama, karar işlemlerinin UYAP üzerinden yapılması sağlanmalı, derdest dosyalara herhangi bir işlem yapılacaksa derdest dosya girişi imkanı ile bu dosyların önce UYAP a katılması sağlanarak diğer tüm işlerinde UYAP tan yapılması temin edilmelidir.  

11- Hazırlık, Emanet, esas, ilamat, muhabere, ve diğer tüm büroların işletime alınması sağlanmalı, her ne nedenle olursa olsun herhangi bir birimin işletim dışında kalmasına müsaade edilmemelidir.  

12- Özellikle ilamat bürolarının işletime alınması sırasında çok iyi inceleme yapmak gerekiyor. Masa bazlı çalışmayan tek defter tutan yerlerde ilamat bürosu çalışmayan yetlere ait dosyalar girilirken sistem dışı kayıtta sorun yaşanacak ve bu yerlerin kayıt yapma işlemi tıkanacak.  

13- Kullanıcı hatalarının çok olacağı düşünülerek defterlerin hemen kaldırılması pek uygun olmaz diye düşünüyorum. Yılbaşına kadar hem sistem hem defter gitmeleri yıl sonunda sorun yaşanmasını engelleyecektir.  

14- Savcılık tarafının ceza ile entegre olduğu sağlam bilgilerin gönderilmesi gerektiği, mahkemelerin tutuklama talep sonucunun sistem üzerinden göndermelerinin önemini kişinin kaç gün tutuklu kaldığının sisteme girilmesinin ilamat tarafını etkilediğini ve mahkemelerin işlemlerini düzgün yapması sağlanarak ilamata iş gönderilmesi sağlanmalıdır.

CUMHURİYET BAŞSAVCILIĞI (YAYGINLAŞTIRMAYA ESAS DOSYA TÜRLERİ VE SAYILARI)

-Yeni Soruşturma Dosyası
-Muhabere Dosyası
-Emanet Dosyası  
-Bakanlık Muhabere Dosyası
-Talimat Dosyası
-Yakalama Dosyası
-İlamat Dosyası
-Kabahat Dosyası

Belirtilen Esaslar tüm Alt birimleri ile Anlatılacaktır.

HUKUK MAHKEMELERİ İÇİN İŞLETİME GEÇİŞ ÖNCESİ YAPILMASI GEREKEN HAZIRLIKLAR  

1-Hukuk Tevzi birimi olmayan Adliyelerde Tevzi Biriminin yeri, personeli belirlenmeli
2-Hukuk Mahkemelerinin işletime geçmeden bir gün önce son esas , Değişik iş, talimat numaralarının bildirilmesi istenmeli ve bu alınan son numaralardan sonra deftere kayıt yapılmaması konusunda mahkemeler uyarılmalı, işletim çalışmasına başlandığında tevzi yapılabilecek durumda olunmalı

HUKUK MAHKEMELERİ (YAYGINLAŞTIRMAYA ESAS İŞLEM TÜRLERİ)

-Mahkemelerde Duruşma, Keşif, Hadise/Mürafa Duruşma Defterlerinin tanımlanması,
-Tevzi dosya açılması işlemi,
-Vezne Harç ve Masraf tahsilatı, reddiyatı işlemleri,
-Vezne Kasa Raporları, Maliyeye Harçların Devri,
-Derdest dosya girişinin yapılması (Harç Masraf işlemleri açısından)
-Tevziden gelen dosyanın Dava Açılış Bilgileri Güncellenmesi işlemi,

Taraf Bilgilerinin güncellenmesi,

-Vekil Kaydı,
-Duruşma günü verilmesi,
-Tensip Zaptının hazırlanması,
-Müzekkere yazılması,
-Gerekli Mahkemeler için Nüfus Kaydı ve Adli Sicil Kaydı alınması,
-Tebligat hazırlanması,
-Tebliğ mazbatasının kaydı,
-Duruşma zaptının hazırlanması,
-Dosyanın İşlemden Kaldırılması ve Yenilenmesi işlemleri,
-Harç Masraf hesaplama,
-Reddiyat ve İade hesaplama,
-Harç Masraf hesaplama iptal işlemi,
-Reddiyat ve İade hesaplama iptal işlemi,
-Nöbetçi Mahkeme işlemleri,
-Talimat İşlemleri,
-Değişik İş dosya işlemleri,
-Bilirkişi işlemleri,
-Keşif işlemleri,
-Ara karar evrakının hazırlanması,
-Tefrik İşleminin yapılması,
-Evrak Silme işlemleri,
-Sıra Numarası Güncelleme
-Karar numarasının verilmesi,
-Gerekçeli Karar evrakının hazırlanması,
-Temyiz İşlemleri,
-Dosyanın Yargıtay'a gönderilmesi işlemleri,
-Yargıtay Karar kaydı işlemleri,
-.Kesinleştirme işlemleri.

İCRA MÜDÜRLÜĞÜ İÇİN İŞLETİME GEÇİŞ ÖNCESİ YAPILMASI GEREKEN HAZIRLIKLAR  

•  Gerekli tanımlamaların yapılabilmesi için işletim çalışmalarına başlamadan önce, hangi tarihte işletime alınacağının, alınacak ilçelerin isimlerinin bildirilmesi aksi takdirde gerekli tanımlamaların yapılmasında geç kalındığından işletim çalışmalarının duraksadığı saptanmıştır.

•  Adliyede kaç tane icra müdürlüğü olduğunu ve bu dairelerden özelleşmiş icra müdürlüğü (Talimat, İflas, İzale-i Şüyu gibi) olup olmadığının Özel Züriyet'in dikkatine başlığı altında Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanlığının bu yönde almış olduğu karar ile birlikte gönderilmesi.(faks:0312 296 88 88)

•  Devir işlemlerinde öncelikle dosyaların(tüm derdest ve açık olan dosyaların) girilmesi, sonra kapatılacak olan dosyaların kapatılması, bu işlemler bittikten sonra kasa devir işlemlerine geçilmesi gerekmektedir. Ayrıca bilindiği üzere işletime alma süresinin kısıtlılığı nedeni ile devir sürecini mümkün olduğu kadar kısa sürede bitirmek amacı ile Ocak ayından işletim tarihine kadar kapatılan dosyaları da derdest olarak girip daha sonra icra müdürlüğünün kapatması öğretilerek devir tutturmanın kolaylaştırılması tavsiye edilir.

•  Tüm icralardaki (Birden fazla icra dairesi olması halinde) devir işlemleri bittiğinde Yardım Masasına MİLAT ilanı için yeni olay girilmesi gerekmektedir. Yeni olay talebini çözüldü olarak gördükten sonra da İcra Daireleri Tevziden (Tevzi olan yerlerde yok ise kota kontrolsüz ekranların kullanılarak) dosya alımlarına ve diğer işlemlerine başlamalıdır.

•  Belirlenen milat ile birlikte ilgili genelge gereğince makbuzların kaldırılması. Sistemden kesilen makbuz varken fiziksel makbuzun kullanılması sakıncalıdır, zimmet gibi görülmesine neden olmaktadır.

•  Bildirilen, ihtiyaç duyulan dış kurumların (Harç ve kasa ile ilgili Mal müdürlüğü, Defterdarlık Muhasebe Müd. Vakıflar Ban. Akbank gibi) sisteme tanımlanabilmesi için Yardım Masasına yeni olay talebi girmeniz gerekmektedir.

•  Bankaya veya Mal Müdürlüğüne yatırılan harçların ilişkilendirilebilmesi için hesap numaralarının bir kereye mahsus girilmesi için ilgili ekranların kullanıcılara gösterilerek bu tanımlamaların yaptırılması. Birden fazla İcra Müdürlüğü olan yerlerde kota uygulamasına Adalet Komisyonu Başkanları karar vermektedir. Bu karar BİDB' ne fakslandığında gerekli tevzii ayarlamaları yapılmaktadır.

İCRA DAİRELERİ (YAYGINLAŞTIRMAYA ESAS DOSYA TÜRLERİ VE SAYILARI)

- Genel haciz yolu ile takip edilen ilamsız takip dosyası
- İflas yolu ile takip edilen ilamsız takip dosyası
-Kambiyo senetlerine mahsus iflas yolu ile takip talep dosyası
- Kambiyo takiplerine mahsus haciz dosyası
- Kiralanan gayrimenkulün ilamsız tahliye dosyası
- Rehnin paraya çevrilmesi yolu ile takip dosyası
- İlamlı, ilamsız aciz belgesi dosyası
- İlamlı, ilamsız hapis hakkı dosyası
- İlamlı, ilamsız ihtiyati haciz dosyası
- İlamlı, ilamsız ihtiyati tedbir dosyası
- İlamlı, ilamsız ipotek kaydının terkini dosyası
- İlamlı, ilamsız rehin açığı belgesi dosyası
- İlamların icrası, para ve teminattan başka borçlar hakkındaki ilamların icrası dosyası
- Taşınırın teslimine veya taşınmazın tahliye ve teslimine dair dosya
- Çocuk teslimi veya çocukla şahsi münasebet tesisine dair dosya
- Para ve teminat verilmesi hakkındaki ilam dosyası
- Para borcuna veya teminat verilmesine veya bir işin yapılması veya yapılmamasına, irtifak hakkının kaldırılması veya yükletilmesine dair dosya
- İpoteğin paraya çevrilmesi yolu ile takip taleplerinde icra dosyası
- Rehnin paraya çevrilmesi yolu ile Takip dosyası
- E- ortamda gelen takip dosyası