Makam oluru ile görevlendirilen uzman kullanıcılar ile bilgi işlem birimlerinde görev yapan teknik personel UYAP işletim faaliyetleri haricinde başka iş yapmayacaklardır.İlgili personel gerek resmi ve gerekse fiziksel olarak eski çalıştığı yerden ayrılarak adliyede kurulmuş olması gereken bilgi işlem birimi nezdinde çalışacaktır. Yapılacak görev gereği ilgili personel gerek merkezde ve gerekse mülhakatlarda eğitim vereceği diğer memurlarımız yanında mobil olarak çalışacak, arta kalan zamanlarda bilgi işlem biriminde oturacak, kendisine iletilen sorunlara anlık müdahale edecek, gelen telefonlara cevap verecektir. Çok yakın zamanda bu personel için test portalı uygulamaya konulacaktır. İlgili donanım eksiklikleri birim nezdinde giderilmeye çalışılacak, giderilemeyen hallerde BİDB ye bildirilecektir.
Tüm mülhakatlar işletime alınsa bile bu kadro eski yerlerine iade edilmeden ikinci bir bakanlık emrine kadar UYAP ın merkez ve mülhakatlarda mükemmelleşmesi için çalışacaktır. Sorun olan yerlere müdahale ederek tekrar gidecekler ve merkezin yardım masası şubeleri olarak çalışarak ilçelerden gelen sorunların çözümü için merkezle irtibat noktası olarak görev yapacaklardır. Her ne kadar mülhakatların bir an önce işletime alınmasını istense de aynı zamanda mülhakatlar sağlam temeller üzerine inşa edilmelidir. Kadro durumları önümüzdeki süreçte şekillenecektir. Şu an için süresiz olarak tüm uzman kullanıcılar ikinci bir emre kadar UYAP a tahsis edilmiş durumdadır. Yolluklar mahallinde takip edilecektir. Personel işlemleri için de gerek duyulan hallerde uzman kullanıcılar ilgili eğitimleri vermek için mülhakatlara gideceklerdir. Aşağıda uyulması gereken hususlar belirtilmiştir.
1- Gerek yaygınlaştırma aşamasında gerekse eğitimlerin bitmesinden sonra kullanıcının sizlere ulaşması için irtibat telefonları bırakılmalı
- Bulunduğunuz komisyona bağlı olarak yapmış olduğunuz yaygınlaştırma çalışmaları sonrasında, eğitim vermiş bulunduğunuz adliyedeki kişilerin sizlerle rahat olarak ulaşabilmesi için telefon, faks ve mail adresi mutlaka bırakılmalı
2- Kullanıcının telefonun dışında sorunlarını iletmesi için yardım masasının kullanımı ve mail hesabını kullanması öğretilmeli
- Telefonla her zaman ulaşmak mümkün olmadığında yada doküman göndermek istendiğinde bu evrakları mail vasıtası ile göndermek gerektiğinden mail, gidilen adliyedeki eğitim alan tüm kullanıcıların mail hesaplarının aktif hale getirilmelidir. Bunun yanında maille yapılacak yazışmalarda doküman ekleme ve gelen dokümanları açma işlemleri öğretilmeli
3- Daha önce yayep mail grubunda yayınlanan yaygınlaştırma esaslarına titizlikle uygulanmalı.
- Uzman Kullanıcılar tarafından yürütülmekte olan olan mülhakatlarınızdaki adliyeleri işletime geçirme çalışmalarının bir program dahilinde yürütülmesi gereği nedeni ile yayep mail hesabında yayınlanan esaslara azami dikkat edilmeli ,belirtilen aşamalar mutlaka yerine getirilmeli. İhtiyaç duyulan hallerde bakanlık web sayfasında yayep butonu altındaki bilgi ve belgelere başvurulmalıdır.
4- Amacımız belli program dahilinde kullanıcının isteğini kırmadan, sistemi öğretmek olmalı. Önemli olan bilerek ve öğreterek bu işi bitirmek .
- Yaygınlaştırma sırasında eğitim veren uzman kullanıcının bilgi ve donanım olarak eksiksiz olarak eğitim verilen yere gitmesi gerekmektedir. Bunun için hangi konuların anlatılacağı tespit edilmeli ,bir program hazırlanmalı ve bu program dahilinde hangi gün hangi konunun anlatılacağı, kaç tekrar yapılması gerektiği hususlarına dikkat edilmeli.
Bu eğitimi ilk defa alan kişi bildiği konuları sistem üzerinde yapmakta sıkıntı yaşayacağından bu durumda her zaman sakin olmakta yarar vardır. Kimi kullanıcı anlatılanları hemen öğrenebilir ve kendi başına iş yapmaya başlar ancak bazı kullanıcılarda bu süre biraz uzun alabilir. Bu durumda iki kişi arasındaki farka dikkat edilmeli ve sıkıntı yaşayan kişiye daha fazla zaman hazırlanmalı. Bu işi mecbur olduğundan dolayı değil, gelişmesine yardımcı bir program olduğu ve kendisinin sistemin bir parçası hissinin verilmesi gereklidir.
Sabırlı olmak bu işin en temel prensibidir.
5- Yaygınlaştırma faaliyetleri bittikten sonra bağlı olduğunuz adliyelerde destek faaliyetlerine devam edilmeli .
- Şu anda geçiş aşamasını yaşadığımız ve gittikçe artmaya başlayan yaygınlaştırma çalışmalarının bitmesinden sonra eğitim verdiğiniz adliyelerde ve bulunduğunuz adliyede mutlaka kullanıcıların sorunları ve bilgi talepleri olacaktır. Bundan sonraki süreçte amacımız bu birimlerden gelen taleplerin önce size bildirilmesi , daha sonra sizlerin çözemediği bir sorun olduğunda yine sizler tarafından Başkalığımız Yardım Masasına bildirilmesidir. Bu yapı kurulduğu takdirde hem kullanıcının sorununa yerinde müdahale edilmiş olacak hem yoğunluk nedeni ile başkanlığımızın yardım masasına ulaşamama sorunu ortadan kalkacaktır.
6- Kullanıcı bir sorunu çözmek için öncelikle sizinle irtibat kurmalı, sizler çözemediğiniz konularda Yardım masası ile irtibat kurmalısınız.
- Üstteki metinde de açıklandığı üzere kullanıcının ilk etapta başvuru noktası sizler olmalısınız. Yapacağınız çalışmalar sonrasında kullanıcıya verecek olacağınız güven zaten kullanıcının önce sizi aramasına neden olacaktır.
7- Kullanıcıların sizlere ulaşmada hemde sizin kullanıcılara ulaşmada sıkıntı yaşamamamı için avea personel hatlı telefon temin edilmesi önerilir.
- Şu anda kullanıcı ile sorunların çözümünde kolaylık sağlaması hemde daha rahat olması nedeni ile belirtilen hatlardan hem kullanıcının hemde sizlerin edinmesi faydalı olacaktır.
8- Adliyelerde kurulu bulunan yada kurulma aşamasında bulunan Bilgi İşlem Müdürlük - Şeflik ve bürolarında uzman kullanıcıların yardım masası görevini yerine getirmeleri
- Tüm adliyelerde yavaş yavaş kurulmaya başlanan Bilgi İşlem Müdürlük- Şeflik ve Bürolarında çalışacak Uzman Kullacıların daha aktif olarak çalışabilmesi için mevcut görevlerinden ayrılarak yeni yerlerinde görevlerine başlamaları gereklidir.
9- Bulunduğunuz adliyede yada mülhakatlarda zaman zaman eğitim ve bilgilendirme toplantıları yapılmalı
- Görev yaptığınız adliyelerde gerek yeni göreve başlayan personelin gerekse mevcut çalışan personelin zaman zaman eğitilmesi gereklidir. Bunun için toplantılar yaparak eğitim verilmesi gerekledir.
10-Uzaktan eğitim çalışmaları ile ilgili olarak bilgilendirilme yapılmalı, gerektiğinde ortak olarak uzaktan eğitim çalışması yapılmalı - Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının kullanıcının eğitiminde çok büyük kolaylıklar sağlaması amacıyla hazırlamış olduğu uzaktan eğitim çalışmalarının , kullanıcılar tarafından kullanması özendirilmelidir. Gerek kullanıcının tek başına gerekse guruplar halinde uzaktan eğitim çalışması sağlanmalıdır.
Yapacağınız çalışmalarda kolaylıklar dileriz |
