SORU: Bir ilçede verilebilecek sürenin eğitim verilecek personelinde detaylı anlamaları için eğitim sürecinin ne kadar olduğu hususunda bilgi verilmesini rica ederim?

CEVAP: İlçelerde kalınabilecek süre,

1-ilçelerin daha önce merkezde UYAP eğitimi alıp, almaması

2- İlçenin iş ve personel durumu

3- İlçenin merkeze uzaklığı

4- mevsim koşulları

Gibi pek çok faktöre göre değişmektedir. Bu nedenle her birimin her ilçe için makul süreyi kendisi belirlemesi uygun olacaktır. İlçeye gitmeden önce tüm formları tamamlamak ve merkezde ilçeden seçilen kâtiplere toplu eğitimler vermek bu süreyi oldukça kısaltacak zaman ve emekten tasarruf sağlayacaktır. Uzman kullanıcılar olarak sizler artık tamamen UYAP işletim çalışmalarına tahsis edildiniz. Şu an için süresiz bu işle görevlisiniz. İlçe için süre yetmezse bu sürenin uzatılması veya yeniden gitmeniz gerekmektedir.

SORU: İlçeleri işletime almada eğitimin ilçede mi yoksa merkeze toplayarak mı yapmak verimli olur ve ilçelere gidilmesi halinde tahsis edilecek aracın ücretinin suç üstü ödeneğinden karşılanmasının bir sakıncası olup olmayacağı hususunda bilgi verirseniz seviniriz.

CEVAP: Ödenek sorunu olan yerler için İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı nezdinde başlatılan girişim olumlu sonuçlanmış olup, ihtiyacı olan yerlere ödenek gönderilmesi sözü alınmıştır. Bunun için Uzman kullanıcı sayısı, mülhakatların sayısı, mülhakatların merkeze olan uzaklıkları ve büyüklükleri, ihtiyaç duyulan süre dikkate alınarak hesaplanacak UYAP işletim faaliyetleri için gerekli ödeneğin ayrıca uzman kullanıcı eğitiminden alınamayan ödeneklerin Başsavcılığınız veya Başkanlığınız kanalıyla İdari Mali İşler Dairesi Başkanlığından talep edilmesi halinde gerekli kolaylık sağlanacaktır. Özel bir durum olduğu için ödenek dönemini beklemeye gerek yoktur. İdari Mali İşler dairesi Başkanlığı ödenek taleplerinizi beklemektedir.

SORU: 502 uzman kullanıcının bilgi işlem müdürlüğü veya bürolarında resmi görevlendirilme sonucunda bizler fiili olarak mahkemelerde mi yoksa bilgi işlem müdürlüklerinde mi çalışacağız?

CEVAP:Sizler 05.09.2006 tarihli makam oluru gereğince (uzman kullanıcılar) fiilen ve resmen Bilgi işlem müdürlükleri nezdinde çalışacaksınız. Uzman kullanıcılar, teknik ofis elemanları ve bilgisayar işletmenleri UYAP işletim faaliyetleri haricinde başka iş yapmayacaklardır. İlgili personel gerek resmi ve gerekse fiziksel olarak eski çalıştığı yerden ayrılarak adliyede kurulmuş olması gereken bilgi işlem birimi nezdinde çalışacaktır. Yapılacak görev gereği ilgili personel gerek merkezde ve gerekse mülhakatlarda eğitim vereceği diğer memurlarımız yanında mobil olarak çalışacak, arta kalan zamanlarda bilgi işlem biriminde oturacak, kendisine iletilen sorunlara anlık müdahale edecek, gelen telefonlara cevap verecektir. Çok yakın zamanda bu personel için test portalı uygulamaya konulacaktır. İlgili donanım eksiklikleri birim nezdinde giderilmeye çalışılacak, giderilemeyen hallerde BİDB ye bildirilecektir.

Tüm mülhakatlar işletime alınsa bile bu kadro eski yerlerine iade edilmeden ikinci bir bakanlık emrine kadar UYAP ın merkez ve mülhakatlarda mükemmelleşmesi için çalışacaktır. Sorun olan yerlere müdahale ederek tekrar gidecekler ve merkezin yardım masası şubeleri olarak çalışarak ilçelerden gelen sorunların çözümü için merkezle irtibat noktası olarak görev yapacaklardır. Her ne kadar mülhakatların bir an önce işletime alınmasını istense de aynı zamanda mülhakatlar sağlam temeller üzerine inşa edilmelidir. Kadro durumları önümüzdeki süreçte şekillenecektir. Şu an için süresiz olarak tüm uzman kullanıcılar ikinci bir emre kadar UYAP a tahsis edilmiş durumdadır. Yolluklar mahallinde takip edilecektir. Personel işlemleri için de gerek duyulan hallerde uzman kullanıcılar ilgili eğitimleri vermek için mülhakatlara gideceklerdir. Aşağıda uyulması gereken hususlar belirtilmiştir.

SORU: Mülhakatlara eğitim verecek olan uzman kullanıcılar, mülhakatlara eğitime başlandığı halde, eski çalıştıkları birimlerde (savcılık veya mahkeme) nöbet tutacaklar mı? birde yıllık izine ayrılırken izin alacakları birim ACM Bilgi işlem müdürlüklerimi? yoksa eski çalıştıkları savcılık yazı işleri müdürlüğü veya mahkeme yazı işleri müdürlüğümü?

CEVAP:Uzman kullanıcılar Bilgi İşlem Müdürlüklerinde olup, izin gibi idari konularda Bilgi İşlem Müdürlüklerine başvuracaklardır. Nöbet tutmayacaklardır. 124 ve 125 sayılı genelgelerden de anlaşılacağı üzere Uzman Kullanıcılar Uyap Yaygınlaştırma ve Uyap haricinde hiçbir görevde çalıştırılmayacağı belirtilmiştir, aynı şekilde Mahkeme, savcılık ve diğer nöbetlerden de muaf kılınacaklardır.

SORU: Yayep'e bütün adalet bakanlığı çalışanları üye olabilir mi? üye olmak için ne yapmak gerekmektedir,

CEVAP: Adliye mensubu İsteyen herkes yayep grubuna üye olabilir. Bunun için yayep_uyelik@adalet.gov.tr mail adresine Ad Soyad AB Sicili ve mail adresinin atılması yeterlidir.

SORU: Ceza Mahkemeleri Uzman Kullanıcısının aynı zamanda Teknik ofise görevlendirilmesi yapıldığından bu uzman kullanıcısının hem teknik ofis hemde ceza mahkemeleri uzman kullanıcısı olarak görev yapmasında sakınca varmıdır;

CEVAP: Her ne kadar her iki iş için ayrı personel görevlendirilmesi arzu edilse de zorunlu hallerde sakınca bulunmamaktadır,

SORU: Yardım Masasında Uzman Kullanıcı veya Teknik ofis olarak ismi görünmeyenler ihtiyaç halinde görevlendirilebilir mi?

CEVAP:124 sayılı genelge uyarınca ihtiyaç olduğu hallerde 502 kişilik ekip dışındaki uzman kullanıcı eğitimi alan arkadaşlarda ekibe dahil olabilirler, işletim çalışmalarına katılabilirler. Bu gibi durumlarda yolluk ve diğer özlük hakları açısından aynen sizler gibi mahallinde kendilerine ödeme yapılacaktır.

SORU: Savcılık personel görevlendirme listesinde Talimat Bürosu ve Genel Evrak Bürosu gözükmemektedir. Bu büroların işletime alınmasını bizlerin mi gerçekleştireceğiz yoksa Bakanlık tarafından mı gerçekleştirilecektir?

CEVAP:Talimat Bürosu Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından otomasyona açılmaktadır, Halen Savcılık ekranlarında da Genel Evrak Bürosu adı altında bir ekran kullanılmamaktadır.

SORU: Mülhakat adliyelerimizde eğitim bittikten sonra kendi adliyemize döndüğümüzde eski görevlerimizde çalışmaya devam edecekmiyiz, yoksa yardım masası olarak mı alışacağız, eğer yardım masası olacak ise, bununla ilgili bize net bir yatın verebilirmisiniz, Çünkü bize kurumumuzdan hiç bir bilgi verilmiyor.

CEVAP-: Görevlerinize iade edilmeyecek olup, yardım masası olarak görevinize devam edeceksiniz. tüm mülhakatlar işletime alınsa bile bu kadronun eski yerlerine iade edilmeden ikinci bir bakanlık emrine kadar UYAP ın merkez ve mülhakatlarda mükemmelleşmesi için çalışmalarını, sorun olan yerlere müdahele ederek tekrar gitmelerini, ve merkezin yardım masası şubeleri olarak çalışarak ilçelerden gelen sorunların çözümü için çalışmalarını ve merkezle irtibat noktası olarak görev yapmaları gerekmektedir.

SORU: İlçemiz Adliyesinde bilgi İşlem Şefliği Kurmamız için, Ek 3 ve 4 dekiler yalnızca teknik ofis ile ilgili şeyleri kapsıyor adliyemizde zaten teknik ofis Uyap işletimine alındığı günler kurulmuştu bizim bilgi işlem şefliğini kurmamız için başka herhangi bir şablon var mı?

CEVAP:Bu konuda ayrıntılı bilgi www.adalet.gov.tr adresinde ve yayep bölümünde mevcuttur.

SORU: Personel işleri ile idari işlemler uzman kullanıcılarının ilçede yapacakları işlemler nelerdir. Bu arkadaşların mülhakatlara gitmesi gerekir mi?

CEVAP: İdari işler uzman kullanıcıların mülakatlara gitmesi gerekiyor çünkü sicil ve birim bazında yetkilendirmelerimiz yapılıyor. Ve her birim kendi stoklarını, faturalarını Demirbaşlarını vs. girmek zorundadır.

SORU: Yayep kapsamında mülhakatların işletime geçme süreci ve yapılması gerekenler hususunda bize ayrıntılı bilgi verilecek midir?

CEVAP-11: Adalet Bakanlığı ana sayfasına yerleştirilen YAYEP butonu için http://www.adalet.gov.tr/yayep/yayep.htm adresi oluşturulmuş, YAYEP'in kuruluşundan beri yayınlanan tüm bilgileri , dokümanları, duyuruları bu sayfaya eklenmiştir. Arkadaşlar önce internet sayfamızdan (yayep butonu altında) çok rahat bir şekilde öğrenebileceğiniz konulara vakıf olduktan sonra tereddüt duyarsanız veya sorun yaşarsanız Yardım masasını veya ilgili arkadaşlara mail göndermeniz veya aramanız yeterli olacaktır.

SORU : Uyap uzman kullanıcılarının dikkat etmesi gereken konular nelerdir?

CEVAP: 1-Gerek yaygınlaştırma aşamasında gerekse eğitimlerin bitmesinden sonra kullanıcının sizlere ulaşması için irtibat telefonları bırakılmalı. Bulunduğunuz komisyona bağlı olarak yapmış olduğunuz yaygınlaştırma çalışmaları sonrasında, eğitim vermiş bulunduğunuz adliyedeki kişilerin sizlerle rahat olarak ulaşabilmesi için telefon, faks ve mail adresi mutlaka bırakılmalı.

2- Kullanıcının telefonun dışında sorunlarını iletmesi için yardım masasının kullanımı ve mail hesabını kullanması öğretilmeli . Telefonla her zaman ulaşmak mümkün olmadığında yada doküman göndermek istendiğinde bu evrakları mail vasıtası ile göndermek gerektiğinden mail, gidilen adliyedeki eğitim alan tüm kullanıcıların mail hesaplarının aktif hale getirilmelidir. Bunun yanında maille yapılacak yazışmalarda doküman ekleme ve gelen dokümanları açma işlemleri öğretilmeli .

3- Daha önce yayep mail grubunda yayınlanan yaygınlaştırma esaslarına titizlikle uygulanmalı. Uzman Kullanıcılar tarafından yürütülmekte olan olan mülhakatlarınızdaki adliyeleri işletime geçirme çalışmalarının bir program dahilinde yürütülmesi gereği nedeni ile yayep mail hesabında yayınlanan esaslara azami dikkat edilmeli ,belirtilen aşamalar mutlaka yerine getirilmeli. İhtiyaç duyulan hallerde bakanlık web sayfasında yayep butonu altındaki bilgi ve belgelere başvurulmalıdır.

4- Amacımız belli program dahilinde kullanıcının isteğini kırmadan, sistemi öğretmek olmalı. Önemli olan bilerek ve öğreterek bu işi bitirmek. Yaygınlaştırma sırasında eğitim veren uzman kullanıcının bilgi ve donanım olarak eksiksiz olarak eğitim verilen yere gitmesi gerekmektedir. Bunun için hangi konuların anlatılacağı tespit edilmeli ,bir program hazırlanmalı ve bu program dahilinde hangi gün hangi konunun anlatılacağı, kaç tekrar yapılması gerektiği hususlarına dikkat edilmeli.

Bu eğitimi ilk defa alan kişi bildiği konuları sistem üzerinde yapmakta sıkıntı yaşayacağından bu durumda her zaman sakin olmakta yarar vardır. Kimi kullanıcı anlatılanları hemen öğrenebilir ve kendi başına iş yapmaya başlar ancak bazı kullanıcılarda bu süre biraz uzun alabilir. Bu durumda iki kişi arasındaki farka dikkat edilmeli ve sıkıntı yaşayan kişiye daha fazla zaman hazırlanmalı. Bu işi mecbur olduğundan dolayı değil, gelişmesine yardımcı bir program olduğu ve kendisinin sistemin bir parçası hissinin verilmesi gereklidir. Sabırlı olmak bu işin en temel prensibidir.

5- Yaygınlaştırma faaliyetleri bittikten sonra bağlı olduğunuz adliyelerde destek faaliyetlerine devam edilmeli . Şu anda geçiş aşamasını yaşadığımız ve gittikçe artmaya başlayan yaygınlaştırma çalışmalarının bitmesinden sonra eğitim verdiğiniz adliyelerde ve bulunduğunuz adliyede mutlaka kullanıcıların sorunları ve bilgi talepleri olacaktır. Bundan sonraki süreçte amacımız bu birimlerden gelen taleplerin önce size bildirilmesi , daha sonra sizlerin çözemediği bir sorun olduğunda yine sizler tarafından Başkalığımız Yardım Masasına bildirilmesidir. Bu yapı kurulduğu takdirde hem kullanıcının sorununa yerinde müdahale edilmiş olacak hem yoğunluk nedeni ile başkanlığımızın yardım masasına ulaşamama sorunu ortadan kalkacaktır.

6- Kullanıcı bir sorunu çözmek için öncelikle sizinle irtibat kurmalı, sizler çözemediğiniz konularda Yardım masası ile irtibat kurmalısınız. Üstteki metinde de açıklandığı üzere kullanıcının ilk etapta başvuru noktası sizler olmalısınız. Yapacağınız çalışmalar sonrasında kullanıcıya verecek olacağınız güven zaten kullanıcının önce sizi aramasına neden olacaktır.

7- Kullanıcıların sizlere ulaşmada hemde sizin kullanıcılara ulaşmada sıkıntı yaşamamamı için avea personel hatlı telefon temin edilmesi önerilir. Şu anda kullanıcı ile sorunların çözümünde kolaylık sağlaması hemde daha rahat olması nedeni ile belirtilen hatlardan hem kullanıcının hemde sizlerin edinmesi faydalı olacaktır.

8- Adliyelerde kurulu bulunan yada kurulma aşamasında bulunan Bilgi İşlem Müdürlük - Şeflik ve bürolarında uzman kullanıcıların yardım masası görevini yerine getirmeleri . Tüm adliyelerde yavaş yavaş kurulmaya başlanan Bilgi İşlem Müdürlük- Şeflik ve Bürolarında çalışacak Uzman Kullacıların daha aktif olarak çalışabilmesi için mevcut görevlerinden ayrılarak yeni yerlerinde görevlerine başlamaları gereklidir.

9- Bulunduğunuz adliyede yada mülhakatlarda zaman zaman eğitim ve bilgilendirme toplantıları yapılmalı . Görev yaptığınız adliyelerde gerek yeni göreve başlayan personelin gerekse mevcut çalışan personelin zaman zaman eğitilmesi gereklidir. Bunun için toplantılar yaparak eğitim verilmesi gerekledir.

10-Uzaktan eğitim çalışmaları ile ilgili olarak bilgilendirilme yapılmalı, gerektiğinde ortak olarak uzaktan eğitim çalışması yapılmalı , Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının kullanıcının eğitiminde çok büyük kolaylıklar sağlaması amacıyla hazırlamış olduğu uzaktan eğitim çalışmalarının , kullanıcılar tarafından kullanması özendirilmelidir. Gerek kullanıcının tek başına gerekse guruplar halinde uzaktan eğitim çalışması sağlanmalıdır.

SORU-: Yayep Mail Grubu nedir nasıl üye olabilirim?

CEVAP: Yayep Meil grubu Adalet Personelinin üye olduğu bir meil grubudur, yayep e-posta grubumuza yeni üye olmak isteyenlerin yayep_uyelik@adalet.gov.tr e-posta adresine Ad, Soyad, Sicil, E-posta adresi bilgileriyle birlikte başvuru yapması gerekmektedir.

SORU: Uyap Eğitimleri nasıl takip edilmekte ve eğitimleri bitiren kullanıcılara ne tür sertifikalar verilmektedir?

CEVAP: Uzaktan Eğitim Yönetim Sistemi sayesinde eğitimler merkezden takip edilebilmekte ve eğitimlere devam, eğitimlerin tamamlanma durumu ve benzeri her türlü rapor alınabilmektedir.Uzaktan eğitim sürecinde kendilerine atanan eğitimleri tamamlayan UYAP personeline belirli periyotlarda “katılma belgesi ” verilmekte olup, ayrıca uzaktan eğitim sistemi üzerinden yapılacak sınavda başarılı olanlara “başarı belgesi” verilecektir.

SORU: UYAP'ın yaygınlaştırılması ve Mülhakatların İşletime geçiş süreciyle ilgili her ayın 15 ve 30 'unda göndermemiz gereken Raporu göndermesi gereken Uyap sorumlu Savcımız mı,Uyap Uzman kullanıcılarımız mı yoksa Bilgi İşlem Müdürlüğümüz mü olmalıdır?

CEVAP: Raporu ve eklerini siz hazırlayacaksınız fakat Başsavcılık kanalıyla göndermeniz gerekir. Netice de Başsavcılık ve komisyon da UYAP işletim süreçleri içinde yaygınlaştırma faaliyetlerinin Bakanlık genelge ve yazıları doğrultusunda yürütülmesinden yetkili ve sorumludurlar.

SORU: Hata düzeltme ekranları nedir, bu ekranı kullanma yetkisi kime veya kimlere verildi. Bu ekranlara hangi rol ve hangi menüden ulaşılıyor?

CEVAP: Bu ekranlar, UYAP üzerinde işlem yaparken yanlışlıkla açılan dosyaların silinmesi, hatalı yazılan ve bu haliyle onaylanan takipsizlik, yetkisizlik vs. kararların silinmesi, kapalı dosyaların açık hale getirilmesini sağlayan ekranlardır.Bu ekranları kullanma yetkisi, C.Başsavcılıklarında “Personel Görevlendirme” rolüne sahip kullanıcılar tarafından UYAP birim sorumlu savcılarına ve savcının onay verdiği kullanıcılara açılmaktadır.Bu ekranlara, aynı “soruşturma katibi” rolü gibi ayrı bir yetki verilince ulaşılabilirsiniz. Bu konu hakkında açıklamayı yukarıda yapmıştık.

SORU: Bölge İdare Mahkemesinin müstakil bir binası yok adliye binasında bulunmaktadır. Adliye bünyesinde bilgi işlem müdürlüğü kurulmuştur. Bizim bölge idare Mahkemesi olarak bilgi işlem şefliği kurmamız mümkün mü?

CEVAP: Bilgi İşlem Şefliği olarak Ağır Ceza Merkezine Bağlısınız.

SORU: İşletimde eğitim verenlere ders ücreti ödeniyor mu, ödeniyor hangi yolu izlememiz gerekmektedir?

CEVAP: Eğitime katılan arkadaşlarımız eğitici olarak ücret alabilirler. Bu çalışmalarımız başlamadan önce bu konuyu Sayın Başkanımız Eğitim Dairesi Başkanıyla görüştü. Eğitim Dairesi Başkanı Sayın Özcan Avcı Bey, ilgili arkadaşların eğitim ücreti almasında hiçbir sorun bulunmadığını, bunun için Merkezle yazışma yapılmasına gerek olmadığını belirtti.Biz Başkanlığımızda görev arkadaşlarımıza verdirdiğimiz teknik ofis eğitimlerinde ücret ödedik. Ayrıca CTE Personeline eğitim veren arkadaşlarımız da CTE'den eğitim ücretlerini aldılar. Yapılacak iş, işletime giderek ya da merkeze çağırarak eğitim veren arkadaşlar bir ders programı hazırlayacaklar ve bunu onaylatacaklar(komisyona). Hangi gün kaç saat hangi dersleri verdiklerini buruda belirtecekler (ücret saat hesabına göre ödendiğinden bu program isteniyor). Daha sonra idari mali işlerden sorumlu ACM birimi gerisini halleder. (ders ücreti bordrosu hazırlanıyor, yetkili amirler onaylıyor ve sonrasında maliyeye gönderiliyor).Benzer uygulama Cezaevine görevlendirilen eğitmenlere yapılıyor. Çağırdığınız eğitmene nasıl ücret ödüyorsanız, arkadaşlarımıza da aynı şekilde ödeyebilirsiniz. Arkadaşlarımız mağdur olmasın. Bu konudaki haklarını mutlaka takip etsinler.